Una rete fatta a livelli
Un CAF con più sedi raramente è un elenco piatto di uffici. C'è una sede di riferimento, ci sono sedi provinciali, zone, sportelli stagionali aperti solo durante la campagna, e spesso punti esterni che raccolgono documenti e contribuenti. Il gestionale deve rispecchiare questa forma.
- Sede centrale o regionale
- Sedi provinciali
- Zone o uffici territoriali
- Sportelli, anche stagionali
- Centri di raccolta collegati a una sede
Chi vede che cosa
La regola più utile è semplice: chi lavora in una sede vede la sua sede, chi guida una provincia vede tutte le sedi che ha sotto, la sede centrale vede la rete intera. Così un responsabile provinciale segue i suoi sportelli senza entrare nelle altre province, e l'operatore allo sportello non si trova davanti contribuenti che non gli competono.
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I centri di raccolta
Molti CAF si appoggiano a punti esterni che incontrano i contribuenti sul territorio e raccolgono i loro documenti. Con un gestionale CAF il centro di raccolta lavora in un'area propria, separata dal resto: inserisce contatti e pratiche, che arrivano alla sede a cui fa capo. La sede vede da dove è arrivato ogni lavoro.
- Un'area separata, con un accesso proprio
- Contatti e pratiche che arrivano alla sede di riferimento
- Nessuna visione sul resto della rete
- L'origine di ogni pratica resta visibile
Sportelli stagionali
Durante la campagna 730 molti CAF aprono sportelli temporanei. Inserirli nella gerarchia come sedi a tutti gli effetti, con il loro calendario degli appuntamenti, permette di prenotarli online e di contarne il lavoro insieme al resto della provincia.
Contare per territorio
Con la gerarchia i numeri si sommano lungo i rami: una provincia vede il totale dei suoi sportelli, la sede centrale il totale della rete. È la base per confrontare i territori, spostare operatori dove serve e decidere quali sportelli aprire nella campagna successiva.